Datenschutzerklärung

Datenschutz

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzinformation gilt für die Datenverarbeitung durch:

EWB Esslinger Wohnungsbau GmbH
Geschäftsführer: Hagen Schröter
Mettinger Straße 123
73728 Esslingen am Neckar
Tel.: 0711/ 931884-0
Email: info@ewb-es.de

Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

EWB Esslinger Wohnungsbau GmbH
Datenschutzbeauftragter
Mettinger Straße 123
73728 Esslingen am Neckar
Tel.: 0711/ 931884-19
Email: datenschutz@ewb-es.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

Wir erheben und speichern je nach Erfordernis folgende personenbezogene Daten:

• Anrede
• Vor- und Nachname
• Anschrift, Straße und Ort
• Geburtsdatum
• Beruf
• Konfession
• Nationalität
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Insolvenzverfahren, Abgabe Eidesstattliche Versicherung, Räumungstitel wg. Mietrückständen
• Einkommensverhältnisse, Angaben zum Arbeitgeber und Beruf
  
• Verbrauchsdaten (z. B. Wasser, Gas, Strom, Heizung)
• Daten zur Zahlungsabwicklung (z.B. Kontodaten)
• Kriterien zur Wohnungssuche (z.B. Anzahl Zimmer, max. Kauf-/ Mietpreis, Lage)
• Personal-/ Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf, Zeugnisse)
• Familienstand und im Haushalt lebende Personen
  
• Sozialversicherungsdaten
• Lohnsteuerdaten
• Zeiterfassungsdaten

Die Datenverarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung sowie nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Vertrages und nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen in folgenden Fällen:

a) Abschluss, Durchführung und Beendigung von Mietverhältnissen für unseren Eigenbestand und Fremdmietverwaltung

- Bearbeitung der Bewerbung für eine Mietwohnung

- bei erfolgreicher Bewerbung für eine Mietwohnung zur Abwicklung des Mietverhältnisses, zur Erfassung aller Bewohner einer Wohnung, zur Erstellung der jährlichen Betriebs- und Heizkostenabrechnung, zur Zusendung unserer Mieterzeitschrift „Zuhause in Esslingen“, zur Erledigung von Reparaturaufträgen, zur vollständigen Abwicklung von Mietverhältnissen für andere Eigentümer (Fremdmietverwaltung), Einladungen zu Veranstaltungen

b) Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften

- Gründung und Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften gemäß Wohnungseigentumsgesetz, Abwicklung der Hausgeldabrechnungen inkl. jährliche Betriebs- und Heizkostenabrechnung, Einladungen zu Veranstaltungen

c) Interessentenabwicklung und Kauf von Eigentumswohnungen, Betreuung von Baugemeinschaften

- Bearbeitung der Anfragen zur Suche einer Eigentumswohnung

- Bei erfolgreicher Suche nach einer Eigentumswohnung zur Abwicklung des Kaufvertrages, zur Abwicklung von Sonderwünschen, zur Betreuung während des Gewährleistungszeitraums, zur Abwicklung der Gründung einer Wohnungseigentümergemeinschaft,  Einladungen zu Veranstaltungen

d) Abschluss, Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen

- Bearbeitung der Bewerbung für eine Arbeitsstelle

- Bei erfolgreicher Bewerbung zur Abwicklung des Arbeitsverhältnisses, zur Zeiterfassung, zur Gehaltszahlung, zur Abführung von Lohn- und Sozialabgaben, Abwicklung von Rentenansprüchen und Versicherungsleistungen, Reisedaten, Einladungen zu Veranstaltungen

e) Verwaltung unserer Gesellschafter und Aufsichtsräte

- Erfassung und Verwaltung der Mitglieder in unseren Gremien als Gesellschafter oder Aufsichtsrat, Abwicklung der Vergütung, Reisedaten, Einladungen zu Veranstaltungen

f) Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website www.ewb-es.de oder www.esslinger-wohnungsbau.de werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei automatisch erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Name und URL der abgerufenen Datei,
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
• zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Website Cookies sowie Analysedienste ein. Siehe Punkt 4. und 5.

3. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist

Eine Übermittlung der Daten an Dritte kann in folgenden Fällen erfolgen:

2.a) Mietverhältnisse
Abrechnungsfirmen für Betriebs-/Heizkosten, Banken, Städtische Ämter, Jobcenter, Handwerker, Bauleiter, Versanddienstleister für Mieterzeitung oder Einladungen, Fremdeigentümer, externe WEG-Verwalter, Rechtsanwälte, Gerichte, Strafverfolgungsbehörden, Dokumentenvernichtung, Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung

2.b) Wohnungseigentümergemeinschaften
Abrechnungsfirmen für Betriebs-/Heizkosten, Handwerker, Bauleiter, Banken, Versanddienstleister für Mieterzeitung oder Einladungen, Fremdeigentümer, externe WEG-Verwalter, Rechtsanwälte, Gerichte, Strafverfolgungsbehörden, Dokumentenvernichtung, Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung

2.c) Kauf von Eigentumswohnungen, Betreuung von Baugemeinschaften
Notare, Architekten, Handwerker, Bauleiter, Banken, externe WEG-Verwalter, Abrechnungsfirmen für Betriebs-/Heizkosten, Versanddienstleister für Einladungen, Rechtsanwälte, Gerichte, Strafverfolgungsbehörden, Dokumentenvernichtung, Finanzamt, Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung, Aufsichtsrat im Rahmen seiner Prüfungspflicht

2.d) Beschäftigungsverhältnisse
Dienstleister zur Lohn- und Gehalts- und Zeitabrechnung, Banken, Finanzamt, Sozialversicherungsträger, Gläubiger des Beschäftigten (sofern ein Pfändungs- und Überweisungsbeschluss vorliegt), Rechtsanwälte, Gerichte, Strafverfolgungsbehörden, Dokumentenvernichtung, Finanzamt, Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung, Aufsichtsrat im Rahmen seiner Prüfungspflicht, Veröffentlichung im Geschäftsbericht und auf dem Internetauftritt der EWB

2.e) Gesellschafter und Aufsichtsräte
Mitglieder der Gremien, Banken, Finanzamt, Gerichte, Strafverfolgungsbehörden, Dokumentenvernichtung, Finanzamt, Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung, Aufsichtsrat im Rahmen seiner Prüfungspflicht, Veröffentlichung im Geschäftsbericht und auf dem Internetauftritt der EWB

2.f) Besucherdaten unserer Webseite
Webhoster, Google, Matomo (PIWIK), Gerichte, Strafverfolgungsbehörden

Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.

Außer bei den oben genannten Anwendungen erfolgt keine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU und ist auch nicht geplant.

4. Cookies

Wir setzen auf unserer Seite Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware.

In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten.

Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht.

Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Besuchen Sie unsere Seite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.

Zum anderen setzten wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten (siehe Ziff. 5). Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Seite automatisch zu erkennen, dass Sie bereits bei uns waren. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.

Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie der Dritter nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können.

5. Analyse-Tools

Die im Folgenden aufgeführten und von uns eingesetzten Tracking-Maßnahmen werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO durchgeführt. Mit den zum Einsatz kommenden Tracking-Maßnahmen wollen wir eine bedarfsgerechte Gestaltung und die fortlaufende Optimierung unserer Webseite sicherstellen. Zum anderen setzen wir die Tracking-Maßnahmen ein, um die Nutzung unserer Webseite statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten. Diese Interessen sind als berechtigt im Sinne der vorgenannten Vorschrift anzusehen.

Die jeweiligen Datenverarbeitungszwecke und Datenkategorien sind aus den entsprechenden Tracking-Tools zu entnehmen.

a) Google Analytics

Zum Zwecke der bedarfsgerechten Gestaltung und fortlaufenden Optimierung unserer Seiten nutzen wir Google Analytics, ein Webanalysedienst der Google Inc. (im Folgenden: „Google“). In diesem Zusammenhang werden pseudonymisierte Nutzungsprofile erstellt und Cookies (siehe unter Ziff. 4) verwendet. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website wie

• Browser-Typ/-Version,
• verwendetes Betriebssystem,
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite),
• Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse),
• Uhrzeit der Serveranfrage,

werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Die Informationen werden verwendet, um die Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu Zwecken der Marktforschung und bedarfsgerechten Gestaltung dieser Internetseiten zu erbringen. Auch werden diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag verarbeiten. Es wird in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Die IP-Adressen werden anonymisiert, so dass eine Zuordnung nicht möglich ist (IP-Masking).

Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung der Browser-Software verhindern; wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich genutzt werden können.

Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie unter diesem Link ein Browser-Add-on herunterladen und installieren.

Alternativ zum Browser-Add-on, insbesondere bei Browsern auf mobilen Endgeräten, können Sie die Erfassung durch Google Analytics zudem verhindern, indem Sie auf diesen Link klicken. Es wird ein Opt-out-Cookie gesetzt, das die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Website verhindert. Der Opt-out-Cookie gilt nur in diesem Browser und nur für unsere Website und wird auf Ihrem Gerät abgelegt. Löschen Sie die Cookies in diesem Browser, müssen Sie das Opt-out-Cookie erneut setzen.

Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit Google Analytics finden Sie etwa in der Google Analytics-Hilfe unter diesem Link.

b) Verwendung von Matomo (ehemals Piwik)

Diese Webseite benutzt Matomo, eine Open-Source-Software zur statistischen Auswertung von Besucherzugriffen. Matomo verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen.

Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung des Internetangebotes werden auf einem Server in Deutschland gespeichert.

Die IP-Adresse wird unmittelbar nach der Verarbeitung und vor deren Speicherung anonymisiert. Sie haben die Möglichkeit, die Installation der Cookies durch Änderung der Einstellung Ihrer Browser-Software zu verhindern. Wir weisen Sie darauf hin, dass bei entsprechender Einstellung eventuell nicht mehr alle Funktionen dieser Website zur Verfügung stehen.

Sie können sich entscheiden, ob in Ihrem Browser ein eindeutiger Webanalyse-Cookie abgelegt werden darf, um dem Betreiber der Webseite die Erfassung und Analyse verschiedener statistischer Daten zu ermöglichen.

6. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

7. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

8. Löschung von Daten

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

9. Datensicherheit

Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2018.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter www.ewb-es.de/datenschutz/ von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.

11. Aufsichtsbehörde

Gemäß Artikel 77 EU-DSGVO können Sie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde erheben, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die EU-DSGVO oder das BDSG verstößt.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstr. 10a, 70173  Stuttgart
Telefon: 0711/6155410
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de